Datenschutzerklärung

(Stand: 31.07.2026)

1. Einleitung und Anwendungsbereich

EVIPLEX ist ein Produkt der Eviplex GmbH. Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Eviplex GmbH (im Folgenden „Eviplex“, „wir“ oder „uns“) z. B. bei Besuch und Nutzung der Webseiten, bei Inanspruchnahme von Dienstleistungen und Produkten wie EVIPLEX, bei allgemeiner Kontaktaufnahme mit dem Unternehmen etc.

Je nach Verarbeitungsvorgang nehmen wir dabei unterschiedliche datenschutzrechtliche Rollen ein. Für alle im Zusammenhang mit der Bereitstellung und Nutzung unserer Webseite und von EVIPLEX anfallenden personenbezogenen Daten sind wir eigenständig Verantwortlicher, mit Ausnahme der nachfolgend gesondert beschriebenen Verarbeitung Ihres Nutzer-Inputs. Für personenbezogene Daten, die Sie selbst als Nutzer-Input in EVIPLEX eingeben, etwa Prompts mit gegebenenfalls pseudonymisierten patientenbezogenen Daten, verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag und nach Ihrer Weisung als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO; Sie selbst bleiben insoweit Verantwortlicher, unter anderem für die Rechtmäßigkeit der Eingabe und etwaige Informationspflichten gegenüber Dritten wie Patientinnen und Patienten. Die Einzelheiten dazu regelt die Auftragsverarbeitungsvereinbarung (Anlage 2 zu den Nutzungsbedingungen).

2. Definitionen und Begriffserläuterungen

Zur besseren Verständlichkeit dieser Datenschutzerklärung verwenden wir die nachfolgenden Begriffe:

Betroffene Person (Art. 4 Nr. 1 DSGVO): Jede natürliche Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 1 DSGVO): Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, z. B. Name, Adresse, E-Mail oder IP-Adresse.
Verarbeitung (Art. 4 Nr. 2 DSGVO): Jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, z. B. Erhebung, Speicherung, Nutzung, Löschung.
Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO): Die natürliche oder juristische Person, die über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
Auftragsverarbeiter (Art. 4 Nr. 8 DSGVO): Eine Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen verarbeitet.
Empfänger (Art. 4 Nr. 9 DSGVO): Jede Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden.
Dritter (Art. 4 Nr. 10 DSGVO): Jede natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder sonstige Stelle außerhalb der betroffenen Person, des Verantwortlichen, des Auftragsverarbeiters sowie der Personen, die unter deren Verantwortung zur Verarbeitung personenbezogener Daten befugt sind.
Einwilligung (Art. 4 Nr. 11 DSGVO): Eine freiwillige, informierte, unmissverständliche Willensbekundung der betroffenen Person.
EVIPLEX: Eine generative KI-Anwendung der Eviplex GmbH, die medizinischem Fachpersonal evidenzbasierte Antworten auf medizinische Fragestellungen liefert.
Prompt: Ihre Eingabe von Anweisungen oder Fragen in Klarsprache.
Nutzer-Input: Alle Daten oder Informationen, die von der Nutzerin oder dem Nutzer in EVIPLEX eingegeben werden, einschließlich Prompts und ggf. eingebundener pseudonymisierter patientenbezogener Daten.
Output: Das von EVIPLEX auf Grundlage des Nutzer-Inputs generierte Ergebnis in Form von Text oder Dateien.
Inhalte: Nutzer-Input und Output zusammen.

3. Verantwortliche Stelle

Sofern Eviplex nach dieser Datenschutzerklärung als Verantwortlicher auftritt (siehe Kapitel 1), ist dies die Eviplex GmbH, Am Untertor 4, 65719 Hofheim, erreichbar unter info@eviplex.com.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz@eviplex.com.

4. Rechtsgrundlagen

Sofern nachfolgend nichts anderes angegeben ist, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wonach die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen. Verarbeiten wir Ihre Daten aufgrund Ihrer Einwilligung, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Verarbeiten wir Ihre Daten, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Enthält Ihr Nutzer-Input Gesundheitsdaten, kommt zusätzlich Art. 9 DSGVO zur Anwendung; da Sie insoweit selbst datenschutzrechtlich Verantwortlicher sind (siehe Kapitel 1), obliegt es Ihnen, hierfür eine geeignete Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO sicherzustellen.

5. Speicherdauer

Sofern in Kapitel 6 keine abweichenden Angaben gemacht wurden, speichern wir Ihre Daten nur so lange, wie dies zur Erreichung des jeweiligen Verarbeitungszwecks oder zur Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.

6. Verarbeitungsvorgänge

6.1. Besuch der Webseite und Nutzung vor der Anmeldung

Wenn Sie unsere Webseite besuchen oder EVIPLEX vor einer Anmeldung ausprobieren, setzen wir Cookies und ähnliche Technologien ein. Ein Teil davon ist technisch notwendig: ein Cookie speichert Ihre Cookie-Einstellung, ein weiteres ermöglicht die Anmeldefunktion über unseren Dienstleister Ory, und eine technische Kennung in Ihrem Browser erkennt wiederkehrende Besuche vor einer Anmeldung, etwa um die kostenlose Nutzung zu begrenzen. Nur mit Ihrer Einwilligung setzen wir zusätzlich die Analyse-Dienste Segment und Mixpanel ein, um zu verstehen, wie unsere Webseite genutzt wird.

Rechtsgrundlage für die technisch notwendigen Cookies ist unser berechtigtes Interesse an einem funktionierenden Betrieb der Webseite (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Für die Analyse-Dienste ist es Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie jederzeit über unser Cookie-Consent-Tool widerrufen können.

Diese Daten übermitteln wir an Ory, Segment, Mixpanel und unseren Hosting-Anbieter Vercel. Das Consent-Cookie speichern wir ein Jahr.

Wie bei praktisch jedem Webseiten-Betrieb entstehen zudem technische Protokolldaten, etwa Ihre IP-Adresse und der Zeitpunkt des Zugriffs.

6.2. Anmeldung über Ihr FOMF-Konto (Single Sign-On = SSO)

Sie können EVIPLEX derzeit nur mit einem bestehenden Konto unserer Schwestergesellschaft FomF GmbH nutzen; eine eigene Registrierung gibt es nicht. Bei der Anmeldung erhalten wir von FOMF Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen sowie berufliche Angaben wie Ihre Fachrichtung, ob Sie niedergelassen oder klinisch tätig sind, und Ihre Mitgliedschaft bei FOMF. Für die Verarbeitung dieser Daten durch FOMF selbst gilt deren eigene Datenschutzerklärung.

Wir nutzen diese Daten, um Ihnen die Anmeldung und Nutzung von EVIPLEX zu ermöglichen und Ihnen passende Funktionen anzubieten, etwa anhand Ihrer Fachrichtung. Haben Sie EVIPLEX vorher schon anonym genutzt, verknüpfen wir diese Nutzung bei Ihrer ersten Anmeldung mit Ihrem Konto.

Diese Daten übermitteln wir an unseren Anmeldedienstleister Ory sowie an unseren Hosting- und Datenbankanbieter Google Cloud.

Wir speichern diese Daten, solange Sie EVIPLEX nutzen, also solange Ihr Konto besteht; eine Löschung ist auf Anfrage über unseren Support möglich.

6.3. Nutzung des Chatbots / KI-gestützte Antwortgenerierung

Wenn Sie EVIPLEX für eine medizinische Fragestellung nutzen, verarbeiten wir Ihre Eingabe sowie die daraus erzeugte Antwort, einschließlich einer laufenden Zusammenfassung des Gesprächsverlaufs. Ihre Eingabe kann auch Gesundheitsdaten enthalten, etwa wenn Sie konkrete medizinische Angaben machen. Bevor wir Ihre Eingabe weiterleiten, entfernen wir automatisiert enthaltene Patientennamen; gelingt das nicht, wird Ihre Anfrage nicht weitergeleitet.

Diese Verarbeitung erfolgt, wie in Kapitel 1 erläutert, in unserer Rolle als Auftragsverarbeiter für Sie; Sie selbst bleiben insoweit datenschutzrechtlich verantwortlich.

Zur Beantwortung Ihrer Frage arbeiten wir mit mehreren spezialisierten Dienstleistern zusammen: einem technischen Vermittlungsdienst (Microsoft Azure), der Ihre Eingabe an die eingesetzten KI-Sprachmodelle weiterleitet, den KI-Anbietern OpenAI und Google (Vertex AI), die daraus die Antwort erzeugen, einer Suchtechnologie (Elasticsearch) zur Recherche in unserer medizinischen Fachbibliothek, der FOMF-Lernplattform zur Suche passender Lerninhalte sowie Braintrust zur Qualitätskontrolle unserer Antworten. Ihre Eingabe wird dabei nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Machen Sie in Ihrer Eingabe Angaben zu Dritten, etwa zu Patientinnen und Patienten, erheben wir deren Daten nicht direkt bei ihnen. Etwaige Informationspflichten gegenüber diesen Personen nach Art. 14 DSGVO obliegen Ihnen als datenschutzrechtlich Verantwortlichem für den Nutzer-Input.

Wir speichern Ihre Eingaben und die generierten Antworten, solange Sie EVIPLEX nutzen. Einzelne Konversationen können Sie selbst löschen.

6.4. Nutzungsstatistiken innerhalb der Anwendung

Auch nach Ihrer Anmeldung nutzen wir, wie bereits unter a) beschrieben, die Dienste Segment und Mixpanel, um die Nutzung von EVIPLEX besser zu verstehen. Dabei werden technische Nutzungsdaten sowie einzelne, aus Ihren Gesprächen abgeleitete Kennzahlen verarbeitet, etwa wie komplex oder lang eine Frage war — die eigentlichen Inhalte Ihrer Gespräche werden dabei nicht übermittelt. Ihre E-Mail-Adresse oder Ihr Name werden nur mit Ihrer Einwilligung übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

6.5. Fehlerberichte

Tritt bei der Nutzung von EVIPLEX ein technischer Fehler auf, verarbeiten wir hierzu über den Dienst Sentry technische Fehlerdaten, in der mobilen Anwendung gegebenenfalls zusätzlich Ihre E-Mail-Adresse oder eine interne Nutzerkennung. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem stabilen Betrieb von EVIPLEX (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6.6. Kontaktmöglichkeiten und Anfragen

Wenden Sie sich per Telefon, Post, E-Mail oder Kontaktformular an uns, verarbeiten wir Ihre Angaben zu dem Zweck, Ihre Anfrage zu beantworten. Sofern sich Ihre Anfrage nicht auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags mit uns richtet, ist Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6.7. Newsletter

Melden Sie sich für unseren Newsletter an, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse über den Dienst Customer.io. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit über den Abmeldelink widerrufen können. Wir speichern Ihre E-Mail-Adresse bis zur Abmeldung.

7. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen im Sinne von Art. 32 DSGVO, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Diese Maßnahmen entsprechen dem Stand der Technik und werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst.

8. Datenempfänger/Einsatz von Drittparteien

Wir geben personenbezogene Daten nur an sorgfältig ausgewählte Drittanbieter weiter, die wir vertraglich zur weisungsgemäßen Verarbeitung, zu angemessenen Sicherheitsmaßnahmen und zur Einhaltung der DSGVO verpflichten. Sollten wir künftig Dienstleister außerhalb der EU oder des EWR einsetzen, stellen wir geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO sicher.

Eine aktuelle Übersicht der von uns eingesetzten Cookie- und Tracking-Anbieter finden Sie in unserem Cookie-Consent-Tool. Die übrigen von uns eingesetzten Dienstleister sind bereits bei den jeweiligen Verarbeitungsvorgängen in Kapitel 6 genannt.

9. Betroffenenrechte

Ihnen stehen uns gegenüber hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die folgenden Rechte zu:

Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die bis zum Widerruf erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Auskunftsrecht der betroffenen Person (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Dies umfasst insbesondere Informationen über die Verarbeitungszwecke, Kategorien personenbezogener Daten und Empfänger, die geplante Speicherdauer, Ihre Rechte auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft der Daten (sofern sie nicht direkt bei Ihnen erhoben wurden) sowie gegebenenfalls das Vorliegen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und aussagekräftige Informationen hierzu.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die Verarbeitung nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung bzw. Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber die Löschung ablehnen, die Daten nicht mehr benötigt werden, Sie sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder wenn Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen. Gegen die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Den Widerspruch können Sie formlos telefonisch, per E-Mail oder per Post übermitteln.
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere an Ihrem Wohnsitz, Arbeitsplatz oder dem Ort des mutmaßlichen Verstoßes.

10. Schlussbestimmungen

Da wir EVIPLEX kontinuierlich weiterentwickeln, um Ihnen einen noch besseren Service zu bieten, und der technische Fortschritt dies mit sich bringt, kann sich auch der Inhalt dieser Datenschutzerklärung ändern. Wir empfehlen Ihnen daher, sich in regelmäßigen Abständen über ihre jeweils aktuelle Fassung zu informieren.